التحرير الإداري وتقنياته
يعتبرالتحرير الإداري من بين المواضيع التي تهم الطالب بل وبالأخص الموظف الإداري التيتمكنه من التراسل الإداري ,وسنتطرق في هذا المبحث إلى تقديم منهجية واضحة المعالملتحرير الرسالة الإدارية وذالك من خلال
إبراز بعض الجوانب والتقنيات المنهجيةللتحرير الإداري سنفرغها في قالب متفرع إلى أربعة مطالب كالأتي :
المطلب الأول : مفهوم التحرير الإداري
أولا : لغة : حرر يحرر تحرير أي كتب , وتحرير الكتابوغيره تقويمه.
وتحرير الكتابة : إقامة حروفها وإصلاح السقط والسقط هوا لخطأ فيالقول والحساب والكتابة
هو لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاءالحرية للتعبير
ثانيا : اصطلاحا :
تعني الإنشاء والكتابة , ويمكن تعريفه "مجموع الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها , وتستعملها كوسيلة اتصالبغيرها من المصالح الإدارية الأخرى , وكذالك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصولإلى
الهدف المسطر لها".
ولقد فضل المؤلف تسميتها بالمراسلات الإدارية لشموليتهاإذ تتناول بالدراسة الوثيقة الإدارية وكيفية معالجتها (طريقة الكتابة ) أما التحريرفقد يقتصر على طريقة الكتابة والبراعة في عرض الموضوع من خلال ترتيب
أجزائه وإبرازنتائجه.
فالمراسلات الإدارية كونها من وسائل الاتصال المباشر لا يكمن الاستغناءعنها نظرا لأهميتها في الحياة اليومية والعصرية , ولقد أستخدم الأولون الرسالةفكانت هي الأداة الوحيدة التي تنقل الخبر وتعلم أو تبلغ
المخاطب بها عن الأوضاع أوالمواقف , بل وقبل ظهور الرسالة المكتوبة كانت هناك أنواع جمة من التراسل والتواصلولعل أهم الأمثلة الحمام الزاجل أو عن طريق الخيول التي يقودها فارس الذي يسافر منمنطقة إلى منطقة
لإيصال الخبر ...
ولكن بتطور وسائل الاتصال والإعلام ظهرت أنواعجديدة من الاتصالات ولعل أهمها الهواتف اللاسلكية والأعلام الآلي والانترنت وغيرهامن وسائل الاتصال.
ثالثا : أهمية التحرير الإداري
مازالت الوثائق الإداريةالمكتوبة عموما والرسالة الإدارية على وجه الخصوص وزنها الكبير , نظرا لأهميتها فيالحياة العملية واليومية فنجدها صارت من الوثائق الإدارية الغالبة في الاستعمالوتتدرج أهميتها تبعا
للمهام التي تتضمنها والتي يمكن ترتيبها على النحو الأتي :
1- الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات :
للمراسلات الإداريةمكانة خاصة في النشاط الإداري فهي من بين الوسائل الغالبة والجارية العمل والتعاملبها في العلاقات الإدارية فيجب على مستعملها حسن استعمالها ,كما تعتبر من بين أهمالعوامل التي تساهم في
نجاح أي تنظيم إداري , نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلىالأشخاص المعنيين بأي أمر , بالإضافة إلى حسن استغلال الثروة اللغوية والدقة فيالتعبير , كما أنها تعتبر وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسية( ).
2- أنهامادة عمل وميدان للتطبيق :
إن الإلمام بقواعد التحرير أمر ضروري وهذا من اجلالتحرير السليم والتحكم في المضمون كما إن الموظف عليه إيجاد هذه القواعد حتى يتسنىله إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب بها كما يفهمها هو –المسؤول- فأهميتها
العمليةتشمل كل من العاملين بالإدارة والمتعاملين معها ,فإذا كان كلاما بينهم متبادلابالكلمة يسمى اتصالا ,آما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة .
3 - أنلها دلالة مادية في الإثبات :
وذالك على أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسميةوأن الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أوفوتوغرافية حجة بالقدر الذي تكون فيه مطابقة للأصل( )
كما أنها تثبت هويةصاحبها وذالك من خلال الوثائق المرفقة بها وذالك من ناحية الكفاءة ...
4- تسييرالحركة الإدارية في مؤسسة ما أو شركة بالإضافة إلى أنه بسيط الاستعمال , قليلالتكاليف هل الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة أداة سهلة للتواصل والتخاطب والتداول .
المطلب الثاني: خصائص التحرير الإداري
يتميز التحرير الإداري بجملة منالخصائص يتصل بعضها بالتنظيم الإداري وما يترتب عنها من احترام التسلسل الإداري (التدرج الرئاسي) وما يتعلق به كالتحلي بروح المسؤولية والحيطة والحذر ثم المحافظةعلى سر المهنة
وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذاالنوع من التحريرات أو المراسلات .
وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجباحترامها , وهذه القواعد هي جزء من مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيمالإداري وتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوس سواء من أعلى أو من أسفل على النحوالأتي
:
1- احترام التسلسل الإداري :
يقوم التنظيم الإداري في الدولة علىأساس التسلسل الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأإلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية الأعلى يسود الأدنى (
).
ولابد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق الأمر بالمراسلةالداخلية وهي احترام السلم الإداري,وذلك يعني أنك إذا واجهت رسالة إلى احد رؤسائكالأعْليْن ,فلابد من أن تطْلع عليها رِؤسائك
المباشرين للإعلام وللإدلاء بالرأي فيفحواها عندما يستدعي الأمر ذلك , ويعبر عن ذلك على النحو الآتي ,في عنصر المرسلإليه( ) :[/glow]
إلى السيد مدير التربية ,بوساطة السيد مفتش التعليم الأساسي , بوساطة السيد مدير التربية ...الأساسية نموذج رقم : 01
إلى السيد مدير الشركةالوطنية للكهرباء والغاز , بوساطة مدير الموظفين , بوساطة رئيس مصلحة الوسائلالعامة نموذج رقم 02
إلى السيد مدير المالية , بوساطة رئيس مصلحة المحاسبة نموذجرقم :03
2- المسؤولية والحذر :
إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحريرالإداري , ويقصد بها هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه , والأصل أن رئيسالمؤسسة أو مديرها هو المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام التي أسندت إليه فيإطار نشاط
مؤسسته طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية ", لكن قد يتغيبالمدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه ,فيحدث أنيتعدى هذا الأخير الصلاحيات المفوض فيها تفويض توقيع
مكتوب أو غير مكتوب, فهنا يجبالتمييز بين ما إذا كان الخطأ شخصيا و به تنعقد مسؤولية المفوض إليه على أساس الخطأأو كان مصلحيا فتتحمله الإدارة .
وقد ينتفي الخطأ الشخصي والمرفقي معا حين تطغىالمصلحة العامة بضروراتها ومقتضياتها فهنا تكون المسؤولية على أساس نظرية المخاطرمما يدخل في موضوع القانون الإداري.
وعليه فيجب مراعاة مبدأ المسؤولية عندالتحرير ومن التوجيهات المقدمة في هذا الإطار عدم استعمال ضمير الجمع "نحن" بلنستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير
فأقول مثلا : يشرفني ...,أعلمكم ...,.قررت ....., لاحظت ..,الخ
بدلا من : يشرفنا .., نعلمكم ..., قررنا ..., لاحظنا .., ..الخ
وأما الحذر فهو الحيطة والتحفظ فحتى لا يتحمل المرؤوس المسؤولية يجب عليهأن يكون حذرا وبصيرا, فلا يغتر بنفسه بل عليه أن يترك الكلمة الأخيرة لمن بيدهاتخاذ القرار وعليه أن يختار العبارات الخفيفة واللطيفة
مع شيء من التحفظ بدلا منإثباتات صريحة ويمكنه أن يستعمل العبارات التالية : يبدو لي....في رأيي....يظهر مماسبق ...يتضح من ذلك...
3- واجب المحافظة على سر المهنة :
تدخل هذه النقطة ضمندراسة واجبات الموظف إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة إذيجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة , فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضروراتمصلحته على أي عمل أو أي
شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلامالإداري , كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من رئيسهالإداري ( ).
المطلب الثالث : مميزات الأسلوب الإداريإن استعمالالرسالة في الحياة المهنية اليومية أصبح الأمر شائعا ,لأنها وسيلة تلبي حاجاتالتبليغ الأساسية فالرسالة في واقع الأمر ما هي ألا مجموعة من المعلومات تأتي
فيشكل موضوعي وفق نظام محكم من التمحيص والدقة وان تحرير الوثائق الإدارية بتعددأنواعها واختلاف طبيعتها تحتاج إلى الإلمام بقواعد الكتابة وتعابيرها أو بمعنى أخرسلامة الأسلوب وصحته ’وللأسلوب معنى آخر أعم
وأشمل ’ إذ يقصد به الطريقة التييستعملها المحرر في اختياره للمفردات تركيبها وترتيبها بالصيغ التي من خلالها ينقللغيره الفكرة أو الأفكار التي يريد التعبير عنها أو إبلاغها.
ونستخلص من هذا أنالأسلوب الإداري متميز عن الأساليب الأخرى كالأسلوب الأدبيوسندرج هذه المميزاتفيما يلي :
1- الموضوعية :
أن الإدارة العامة ليست شخصا عاديا يتصرف وفقمزاجه وهواه بل هي تنظيم جماعي بشري هادف .
أن وجود الإدارة العامة يعطيللمراسلة نوعا من الأهمية والجدية والمكانة ويطبعها بالطابع الرسمي ,فالإدارة منخلال القيام بأعمالها المختلفة , تهدف إلى تحقيق المصلحة العامة ويجب أن يتجسد ذالكفي كتاباتها
,وبعبارة موجزة على المحرر الابتعاد عن النزعة الفردية ويلتزم الحيادوالعواطف .
وعليه يجب إبعاد العبارات التالية عن التحرير : يسرني .., في انتظارقراءتكم..., في انتظار ردكم..., يطيب لي أخاطبكم بصفتي مسئوولا ......الخ
ويفضلاستعمال العبارات التالية : يشرفني ..., لي الشرف..., ألتمس ... , أرجو .., يأسفني....الخ.
2- الوضوح والبساطة :
حين يقوم المحرر بكتابة مراسلة إداريةما يجب أن يضعه أمام عينيه ا
